Die Power Platform im Fokus: Automatisierung von Microsoft 365 Prozessen mit Power Automate

Voraussetzungen und Analyse: Der Schlüssel zum Erfolg Bevor die erste digitale Aktion gesetzt wird, ist es entscheidend, den Prozess eingehend zu analysieren. Identifizieren Sie Bereiche, die für eine Automatisierung in Frage kommen, und prüfen Sie, wie die Power Platform und Microsoft 365 in diesen Prozess integriert werden können. Die klare Definition von Zielen und Anforderungen bildet die Grundlage für den Erfolg Automatisierung. Vorbereitung und Ressourcenmanagement: Ein guter Start ist die halbe Miete Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel für einen reibungslosen Verlauf des Projekts. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team über die notwendigen Fähigkeiten verfügt oder ggf. Schulungen erhalten hat, um die Power Platform und Microsoft 365 effektiv nutzen zu können. Zudem ist ein detaillierter Ressourcenplan unerlässlich, um Zeit- und Budgetrahmen realistisch zu gestalten. Achten Sie auch besonders auf notwendige Berechtigungen und Lizenzen. Planung und Umsetzung: Die Wahl der Waffen Die Planung markiert den Startschuss für die eigentliche Umsetzung. Mit Power Automate automatisieren Sie Prozesse, Power Apps ermöglicht die Erstellung individueller Anwendungen, und Power BI bietet Einblicke in Daten. Daten und Dateien können auf Sharepoint verwaltet und organisiert werden. Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 wird eine einheitliche und kohärente Arbeitsumgebung geschaffen. Dokumentation: Der Schlüssel zur Nachhaltigkeit Besonders wichtig ist es, den Prozess der Digitalisierung sorgfältig zu dokumentieren, und zwar von Beginn an. Dies beinhaltet nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch die Veränderungen in den Arbeitsabläufen und den Mehrwert für Ihr Unternehmen. Eine umfassende Dokumentation erleichtert nicht nur die spätere Wartung, sondern auch die Kommunikation innerhalb des Teams. Einbeziehung aller Beteiligten: Müssen alle mit Der Erfolg einer digitalen Transformation steht und fällt mit der Einbindung aller Beteiligten. Kommunizieren Sie offen über die Veränderungen, schulen Sie Ihr Team und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter den Nutzen der neuen Technologien verstehen. Die Power Platform und Microsoft 365 ermöglichen nicht nur effizientere Arbeitsprozesse, sondern fördern auch die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen. Legen Sie frühzeitig einen Prozess-Owner fest und nutzen Sie das Expertenwissen Ihrer Mitarbeiter. Fazit: Gemeinsam ist besser Die Kombination aus Power Platform und Microsoft 365 eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, ihre IT-Prozesse effizienter, flexibler und zukunftsfähiger zu gestalten. Durch sorgfältige Vorbereitung, klare Planung, detaillierte Dokumentation und die aktive Einbindung aller Beteiligten können Unternehmen erfolgreich Prozesse digitalisieren. Mit kompetenter Beratung, prozessbezogenen Workshops und individuellen Trainings zur Automatisierung mit Microsoft 365 und Power Platform können Ihre erfahrenen Mitarbeiter eine Vielzahl von Prozessen selbst digitalisieren und so perfekte Ergebnisse erzielen. Fordern Sie unverbindlich Informationen zu meinen Angeboten für Ihre Prozesse an.

Die moderne Geschäftswelt erfordert zunehmend flexible und effiziente Lösungen, um Arbeitsabläufe zu optimieren. In diesem Kontext hat sich die Microsoft Power Platform als ein mächtiges Werkzeug etabliert, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu automatisieren und die Produktivität zu steigern. In diesem Blog-Beitrag werfen wir einen Blick auf die Power Platform, insbesondere auf Power Automate, und wie sie zur Automatisierung von Prozessen mit Microsoft 365 Anwendungen und Diensten eingesetzt werden kann. Die Power Platform im Überblick Die Microsoft Power Platform besteht aus vier Schlüsselelementen: Power BI, Power Apps, Power Automate und Power Virtual Agents. Im Fokus dieses Beitrags steht Power Automate, ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen. Power Automate zur Automatisierung von Microsoft 365 Mit Power Automate können Sie nahtlos Workflows zwischen Ihren bevorzugten Microsoft 365 Anwendungen erstellen und automatisieren. Zum Beispiel können E-Mails automatisch archiviert, Genehmigungsprozesse beschleunigt und Daten zwischen verschiedenen Anwendungen synchronisiert werden. Die Integration von Power Automate ermöglicht es Ihnen, zeitraubende manuelle Aufgaben zu minimieren und sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Beispiel: Automatisierung von Genehmigungsprozessen Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Genehmigungsprozess für Dokumente in SharePoint. Mit Power Automate können Sie einen Workflow erstellen, der automatisch eine Benachrichtigung an den entsprechenden Genehmiger sendet, wenn ein neues Dokument hochgeladen wird. Der Genehmiger kann das Dokument überprüfen, Genehmigungsentscheidungen treffen, und das System aktualisiert automatisch den Status des Dokuments. Citizen Developer und Power Platform Ein entscheidender Begriff im Kontext der Power Platform ist der "Citizen Developer". Hierbei handelt es sich um Benutzer ohne umfassende Programmierkenntnisse, die mithilfe der Power Platform Anwendungen und Automatisierungen erstellen können. Diese Benutzer können, dank intuitiver Oberflächen und mit einiger Unterstützung, mächtige Lösungen entwickeln, ohne auf die Unterstützung von IT-Experten angewiesen zu sein. Mein Angebot: Schulung und Betreuung von Citizen Developern Als Ihr Partner für die Implementierung der Power Platform biete ich nicht nur die Technologie, sondern auch Schulungen und Betreuung für Ihre Citizen Developer an. Als Experte vermittele ich praxisnahe Kenntnisse, um das volle Potenzial der Power Platform auszuschöpfen. Ich begleite Sie bei der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen, die Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen erfüllen. Die Power Platform mit Power Automate ist ein Schlüsselwerkzeug, um die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern und den Citizen Developer in Ihrer Organisation zu fördern. Kontaktieren Sie mich, um mehr darüber zu erfahren, wie ich Sie auf dem Weg zur erfolgreichen Implementierung und Nutzung der Power Platform unterstützen kann.

Guten Tag liebe Leserinnen und Leser, in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, sich ständig weiterzuentwickeln und innovative Technologien optimal zu nutzen. Microsoft 365 und die Power Platform bieten eine Fülle von Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu stärken. Doch wie kann man sicherstellen, dass man das volle Potenzial dieser Tools ausschöpft? Die Antwort lautet: durch individuelle Workshops, die nicht nur die Grundlagen vermitteln, sondern gezielt auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihres Unternehmens eingehen. Als Experte für Microsoft 365 und die Power Platform lege ich besonderen Wert darauf, in meinen Workshops gemeinsam mit den Teilnehmern maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Hier sind einige der herausragenden Vorteile dieser individuellen Workshops: Kundenspezifischer Fokus: Kein Unternehmen ist wie das andere. In individuellen Workshops haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre konkreten Anliegen und Anforderungen direkt einzubringen. Das ermöglicht eine maßgeschneiderte Schulung, die sich auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens konzentriert. Praxisnahe Anwendungen: Theorie ist wichtig, aber die direkte Anwendung in realen Szenarien macht den Unterschied. In meinen Workshops gehen wir über die Grundlagen hinaus und setzen das Gelernte direkt in praxisnahen Beispielen um. So können die Teilnehmer das Erlernte unmittelbar in ihren Arbeitsalltag integrieren. Kollaborative Lösungsfindung: Die besten Ideen entstehen oft im Team. In den Workshops fördere ich die Zusammenarbeit der Teilnehmer, um gemeinsam kreative Lösungen für individuelle Herausforderungen zu entwickeln. Die Power Platform bietet hierbei besonders vielfältige Möglichkeiten, um maßgeschneiderte Apps und Automatisierungen zu erstellen. Nachhaltiger Wissenstransfer: Individuelle Workshops sorgen für einen nachhaltigen Wissenstransfer. Die Teilnehmer lernen nicht nur die Funktionen von Microsoft 365 und der Power Platform kennen, sondern verstehen auch, wie sie diese effektiv in ihrem Arbeitsumfeld einsetzen können. Flexibilität und Tempo: Jedes Unternehmen hat sein eigenes Tempo und seine eigenen Anforderungen. In individuellen Workshops können wir uns auf das Tempo der Teilnehmer einstellen und sicherstellen, dass alle relevanten Themen ausführlich behandelt werden. Wenn auch Sie das volle Potenzial von Microsoft 365 und der Power Platform für Ihr Unternehmen ausschöpfen möchten, dann sind individuelle Workshops die ideale Lösung. Gemeinsam entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen, die Ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit im Team auf ein neues Level heben. Machen Sie den ersten Schritt in Richtung erfolgreicher digitaler Transformation – kontaktieren Sie mich gerne für weitere Informationen oder vereinbaren Sie einen individuellen Workshop für Ihr Team. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft Ihres Unternehmens! Herzliche Grüße, Holger Berg

Mit moderner mobiler Arbeit die Mitarbeiterbindung verbessern.

Dieser Tage hört und liest man auf vielen hinlänglich bekannten Portalen und in unzähligen Foren, dass Unternehmen unbedingt die Digitalisierung vorantreiben müssen, um der aktuellen Krise etwas entgegen zu setzen und wenn möglich gestärkt aus ihr hervortreten können. Die aktuelle Situation zeigt deutlich, dass wir ALLE neue Wege beschreiten müssen. Unternehmen, die sich bisher noch nicht mit dem Thema auseinandergesetzt haben, stehen vor sehr anspruchsvollen Aufgaben. Es gilt, diese Herausforderung anzunehmen und auf moderne Technologien umzusteigen oder die bestehenden Prozesse und Ausstattungen zu modernisieren. Ein Teil dieser Herausforderung ist die Entwicklung und Modernisierung des Arbeitsplatzes, die passenden Schlagwörter dazu sind unter anderem #ModernWorkspace, #ModernDesktop und #DigitaleTransformation. Die großen Softwareunternehmen, allen voran Microsoft, bieten dazu teils sehr umfangreiche und mehr oder weniger komplexe Lösungen an. Diese Lösungen sind mehr als nur moderne Werkzeuge, die von eigenen oder betriebsfremden Spezialisten installiert und betreut werden müssen, sie fordern und fördern in gleicher Weise einen Kulturwechsel in Unternehmen oder zumindest eine Anpassung. Die Arbeitswelt steht vor einem Wandel, bisher etablierte Zusammenarbeits- und Kommunikationsprozesse müssen gründlich überdacht und neu organisiert werden. Es gilt Mitarbeiter aus mehreren Generationen zusammenzubringen, altgediente Prozesse aufzubrechen und flexibler zu gestalten. Die Arbeit der Mitarbeiter in Teams und Projektgruppen ist genauso zu berücksichtigen wie die konzentrierte Arbeit in ruhigen Umgebungen. Junge und kreative Mitarbeiter wollen mobiler, zeitunabhängiger und standortübergreifender arbeiten, im Laufe des Tages auch mit mehreren, teilweise sogar privaten Geräten. Einige Mitarbeiter schätzen die Ruhe und Stabilität eines eigenen Arbeitsplatzes bei festen Arbeitszeiten, anderen ist das zu eintönig. Dazu kommen Mitarbeiter in Familienzeit und solche die Angehörige pflegen oder beeinträchtigte, die ein Home-Office benötigen. Um das zu bewältigen ist ein offener und integrativer Arbeitsplatz nötig, der die wachsenden Kommunikations- und Zusammenarbeitsanforderungen sicher erfüllt und einfach zu bedienen ist. Stehen dafür keine passenden Werkzeuge zur Verfügung beginnen Teams und Mitarbeiter Ihre eigenen Lösungen zu suchen und es entsteht ein Konglomerat aus Einzellösungen, die nicht zueinander passen und einzelne Mitarbeiter ausschließen bzw. die Zusammenarbeit behindern. Die richtige Soft- und Hardware kann diese Problematiken sicher technisch lösen, und ist wie die notwendige Sicherheit einzurichten. Räumlichkeiten lassen sich anpassen und die Prozesse können umorganisiert werden. Vorausgesetzt das Unternehmen verfügt über die zwingend notwendigen klugen Köpfe und Kapazitäten. Da die von Teamarbeit in Anspruch genommene Arbeitszeit sowohl bei Führungskräften als auch bei Mitarbeitern um ein Vielfaches gestiegen ist, ist hier schon einmal ein erster Ansatzpunkt. Projekte werden immer vielfältiger und anspruchsvoller. Die Zusammenarbeit nimmt einen immer höheren Stellenwert in der Arbeitswelt ein. Insbesondere Microsoft 365 mit Windows 10, Office 365 und Microsoft Teams bietet immense Möglichkeiten für Zusammenarbeit und Kommunikation, aber auch andere Tools wie Trello, Slack etc. bieten fantastischen Mehrwert. Allerdings reicht die pure Bereitstellung der Werkzeuge und Möglichkeiten nicht aus. Es muss ein Prozess in Gang gesetzt werden, der alle Bereiche des Unternehmens mitnimmt. Dazu empfiehlt es sich die wichtigsten Institutionen schon zu Beginn durch Workshops, Advisories und Coachings in die Lage zu versetzen, die neuen Anforderungen und die Lösungsansätze zu verstehen. Die Unternehmensleitung muss sich klar positionieren und fest hinter der Einführung stehen, Führungskräfte und der Betriebsrat sollte frühzeitig informiert und wie die IT in die Planung einbezogen werden. Im nächsten Schritt sollte ein Team aus kompetenten Mitarbeitern und externen Spezialisten zusammengestellt werden, dass die bestehenden Gegebenheiten durchleuchtet und einen Plan für das Change-Projekt entwirft. Ziel des Projekts sollte es sein, alle Mitarbeiter im Prozess zu informieren, motivieren und mitzunehmen. Ohne ausreichende Betreuung, Information und Ausbildung der Mitarbeiter ist der Change nicht zu schaffen und wird vermutlich scheitern oder zumindest nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Das Change-Management gehört sicher zu den wichtigsten Bestandteilen der digitalen Transformation und ist ernst zu nehmen. Es gibt unterschiedliche Methoden, Strategien und Herangehensweisen, die am wenigsten erfolgreiche ist der Wandel per Befehl. Nur wenn das ganze Unternehmen mitzieht, kann der Wandel gelingen und eine neue effektive und vor allem nachhaltige Arbeitskultur kann Einzug halten.